Inteligência Fiscal | A busca por caminhos alternativos para reduzir o impacto fiscal

Não há empresário que não se queixe da alta carga tributária e do grau de burocracia e exigências de informações solicitadas pelo Fisco. Afinal, para manter-se em dia, é preciso paciência, tempo, boa memória e estar sempre atualizado com as normas tributárias.

Para ter competitividade as empresas devem estar com a sua situação fiscal organizada e regularizada. Para não se perder na 'montanha' de papéis, prazos e valores, o empresário deve ter uma agenda tributária organizada para acompanhá-la frequentemente. Como agravante, nossa legislação é complexa e altera constantemente.

Vivemos numa época onde novas tecnologias surgem a cada instante e transformam o dia a dia das pessoas e das empresas, a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica, Livros Contábeis e Fiscais Eletrônicos, e-Social etc., exigindo registros e documentos em tempo real.

A inteligência fiscal permite que o empresário tenha uma "fotografia real" das atividades tributárias e da situação fiscal da empresa. Isso possibilita a busca de caminhos alternativos para reduzir o impacto fiscal sobre a estrutura financeira do negócio.

Pode ser feito a aplicação do conceito por meios de softwares que gerenciam e analisam automaticamente documentos, declarações, cálculos e prazos referentes ao cumprimento das exigências legais. Ainda, audita e valida dados e emitem relatórios apontando inconsistências, classificações em níveis de risco etc.

Assim, permite que a empresa faça ajustes e correções em seus cadastros e movimentações promovendo o correto reporte das obrigações acessórias. O procedimento reduz a exposição da empresa a multas e punições, que seriam aplicadas se ela prestasse informações incorretas ou incompletas.

Outras ações, como verificar a regularidade dos documentos fiscais emitidos pelos fornecedores, acompanhar a emissão de certidões, verificar a situação cadastral e fiscal dos sócios, evitar retificações constantes nas declarações e acompanhar e entender o ponto de vista do Fisco impedem que a empresa caia em armadilhas fiscais.

Com esses procedimentos a empresa só ganha, reduzindo os custos e criando condições de monitorar o cotidiano com o Fisco, protegendo de fornecedores inaptos, identificando e eliminando fraudes fiscais.

Toda empresa deve ter um bom arquivo de papéis e digital, de documentos (guias, declarações e livros) para evitar problemas futuros de fiscalização. Importante lembrar que esses documentos devem ser conservados por um determinado tempo, no mínimo por 5 anos. A organização desse arquivo é fundamental para não causar situações desagradáveis com a fiscalização e multas desnecessárias.

Assim, o planejamento e as ações preventivas tornam-se importantes ferramentas de gestão, possibilitando ao empresário organizar seu negócio e reduzir seus gastos dentro do que a legislação permite. O contador pode ser um grande aliado, pois detém conhecimentos para assessorar na viabilização de todos esses processos.

De olho no fisco

· Tenha a documentação de sua empresa sempre à mão, de forma organizada e em dia.

· Faça um bom arquivo de documentos, mas restrinja o número de pessoas com acesso a ele.

· Organize datas e procedimentos para preenchimento, envio e pagamento de impostos.

· Crie o hábito de registrar todas as atividades do negócio.

· Invista no treinamento dos funcionários que cuidam da parte legal e fiscal da sua empresa.

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